A) Präambel
Die ÖAK ist die erste Organisation in Österreich, die gemeinsam mit dem Markt eine Zertifizierung von E-Mail-Newslettern eingeführt hat. Dadurch ist es möglich, Publisher eine vergleichbare und verlässliche Verbreitungszahl der Newsletter anzubieten. Durch die ÖAK-Zertifizierung wird dem Werbemarkt und den Werbetreibenden mehr Transparenz durch faire und geprüfte Zahlen geboten.Intention und Geist der ÖAK-E-Mail-Newsletter-Richtlinien zielen daher auf eine faire und auf den gleichen Grundsätzen basierende Darstellung der zu meldenden Zahlen. Jede schuldhafte Veränderung von Daten, die zu einer unrichtigen Darstellung und/oder Meldung laut Richtlinien führt, läuft dem Geist und den Grundsätzen der ÖAK zuwider und wird mit Sanktionen belegt.
Jeglicher Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten, jede Umgehung von Richtlinien, sowie jede Beugung von Bestimmungen widerspricht dem einheitlichen Bekenntnis aller Mitglieder zu einer fairen und von gleichen Grundsätzen ausgehenden Darstellung.
Die Mitglieder verpflichten sich daher, bei Abgabe der Meldungen nach bestem Wissen und Gewissen offen, richtig und fair zu verfahren, d.h. im Sinne des Vereinszweckes nur solche Zahlen in die jeweilige Kategorie zu inkludieren, die einer der Intention und dem Geist der Richtlinien gemäßen Betrachtungsweise entsprechen
B) Voraussetzungen
a) Das Meldeverfahren Newsletter dient der Feststellung der Verbreitung von E-Mail-Newslettern an eine gültige und zustellbare E-Mail-Adresse.b) Grundvoraussetzung für die Meldung ist, dass der überwiegende Teil des Newsletters aus redaktionellem Inhalt besteht und über ein ÖAK-zertifiziertes Newsletter-Programm in HTML-Format versendet wird.
c) Die Newsletter-Empfängergruppen müssen ihr Einverständnis (Opt-in) erteilt haben. Ausgeschlossen sind damit Push-Notifications und Transaktionsmails.
d) Den Regelungen des Datenschutzes ist Rechnung zu tragen.
Publisher
Ein Publisher trägt die rechtliche Verantwortung für den redaktionellen und werblichen Inhalt und kann beliebig viele Newsletter anmelden.Veröffentlichungsgrundlage
Maßgeblich für alle Veröffentlichungen ist eine gültige Preisliste für die Buchungen von Werbeschaltungen in E-Mail-Newslettern.C) Aufnahmeverfahren
- Das Aufnahmeverfahren umfasst:
- Übermittlung der Teilnahmeerklärung an die ÖAK-Geschäftsstelle
- Mediadaten des Newsletter-Angebots
- Zustimmung des ÖAK-Vorstandes
- Zustellung des Newsletters an ein definiertes ÖAK-Mailpostfach (newsletter@oeak.at)
D) Ablehnung von Aufnahmeanträgen
- Ein Aufnahmeantrag ist abzulehnen, wenn
- sich im Rahmen des Aufnahmeverfahrens ergibt, dass die Prüfung nicht entsprechend den ÖAK-Statuten bzw. den ÖAK-Richtlinien möglich ist, oder
- ein Anbieter von Newsletter-Produkten die von der ÖAK angesetzte Aufnahmeprüfung nicht wahrnimmt, oder
- die Aufnahmeprüfung ergibt, dass die zum Nachweis der Prüftätigkeit erforderlichen Unterlagen nicht beigebracht wurden oder nicht beigebracht werden können, oder
- vor oder während des Aufnahmevorgangs in unzulässiger Weise mit dem ÖAK-Zeichen oder ÖAK-Hinweisen geworben wurde.
- Ein erneuter Aufnahmeantrag kann frühestens nach Ablauf eines Jahres nach Ablehnung gestellt werden.
E) Meldung
- Jedes Mitglied ist verpflichtet, die Anzahl der E-Mail-Newsletter regelmäßig, pünktlich und vollständig zu melden. Nur für gemeldete und geprüfte E-Mail-Newsletter ist die Führung des ÖAK-Zeichens gestattet.
- Jedes Mitglied ist verpflichtet, alle für die Meldung beabsichtigten E-Mail-Newsletter an eine von der ÖAK definierte E-Mail-Adresse zu senden.
- Verlage, die die Pflicht zur Meldung wenigstens eines Werbeträgers oder die sonstigen Meldepflichten verletzen, können vom ÖAK-Vorstand mit Ordnungsmaßnahmen/Sanktionen (Statut § 15) belegt werden.
- Meldeform
Die Meldung erfolgt durch das Mitglied auf dem Wege der elektronischen Datenübertragung nach dem vorgegebenen Schema zum jeweiligen Meldetermin monatlich. - Meldeschlusstermin
Die E-Mail-Newsletter-Meldungen sind jeweils pünktlich bis 10. des Folgemonats mittels vorgegebenen Schemas zu erfassen und zu bestätigen. - Nichterstattung der Meldung
Wird keine E-Mail-Newsletter-Meldung erstattet, so werden vom ÖAK-Vorstand Ordnungsmaßnahmen/Sanktionen (§ 15 Statuten) eingeleitet.
Der Vorstand behält sich das Recht vor, über begründete Ausnahmeansuchen, die bis spätestens zu Beginn des nächsten Monats schriftlich eingebracht werden müssen, von Fall zu Fall zu entscheiden. - Nichteintreffen der Meldung
Liegt die Meldung für das E-Mail-Newsletter-Angebot nicht vor, wird folgender Vermerk angeführt: „Meldung nicht eingetroffen“. In speziellen Fällen kann ein entsprechender erklärender Hinweis vermerkt werden.
Nachfristen werden nur nach Rücksprache mit der Geschäftsstelle gewährt. Die Gründe hierfür müssen jedoch eine Nachfristsetzung rechtfertigen. - Inhalt der Meldung
a) Publisher und/oder Marke
b) Name des Newsletters
c) Anzahl der Newsletter pro Monat
d) ø Versand pro Mailing (abzgl. deduplicated und hard bounces)
e) Öffnungen (Öffnung des Newsletters in absoluten Zahlen)
f) Öffnungsrate (Öffnung des Newsletters in relativen Zahlen)
F) Veröffentlichung
- Die ÖAK veröffentlicht die gemeldeten E-Mail-Newsletter jeweils sechs Werktage nach Meldeschlusstermin.
- In der Ausweisung werden für jeden teilnehmenden E-Mail-Newsletter die folgenden Zahlen angezeigt:
- Publisher und/oder Marke
- Name des Newsletters
- Anzahl der Newsletter/Monat
- ø Versand pro Mailing
- Öffnungen absolut
- Öffnungsrate relativ
G) Prüfung
- Die Mitglieder verpflichten sich, bei Abgabe der Meldungen für E-Mail-Newsletter nach bestem Wissen und Gewissen offen, richtig und fair zu verfahren, d.h. im Sinne des Vereinszweckes nur solche Zahlen bei der Meldung zu inkludieren, die einer der Intention und dem Geist der Richtlinien gemäßen Betrachtungsweise entsprechen.
- Die von der ÖAK beauftragten Prüfer sind berechtigt, alle erforderlichen Unterlagen einzusehen und die notwendigen Auskünfte einzuholen, soweit dies für die Beurteilung der gemeldeten E-Mail-Newsletter-Zahlen von Bedeutung ist. Ein Zugang zu den Systemen ist zu gewähren, damit diese technische Prüfung erfolgen kann.
Alle den Prüfern zur Kenntnis kommenden Geschäftsvorgänge werden streng vertraulich behandelt und unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht jedes ÖAK-Prüfers. - Eine Prüfung von Dritten kann stattfinden. Es handelt sich um Systemprüfungen, bei denen die technische Erfassung geprüft wird.
Unter „Dritten“ sind Newsletter-Programme zu verstehen, über deren System die E-Mail-Newsletter verteilt werden. - Die Prüfung umfasst auch den Registriervorgang, die Prüfung der Schnittstelle zwischen Verlagssystemen und Newsletter-Programm.
- Es werden ausschließlich Adressdaten, die vom Verlag mittels Registriervorgang akquiriert wurden, akzeptiert.
- Prüfungshäufigkeit
Die Newsletter Meldungen werden mindestens einmal jährlich nach Veröffentlichung überprüft. - Prüfungszeitraum
Die Prüfung umfasst grundsätzlich ein Monat. Als Grundlage dienen die Monatswerte der Newsletter.
Bei neuen Newslettern erfolgt die Erstprüfung vor der erstmaligen Veröffentlichung und erstreckt sich auf den zurückliegenden Monat.