1Verschiebung des Prüftermins
Beantragt ein Verlag die Verschiebung eines Prüftermins, der mit den ÖAK-Prüfern bereits vereinbart wurde, so entscheidet darüber die ÖAK-Geschäftsführung im Einvernehmen mit dem zuständigen Prüfer. Der Antrag muss mindestens eine Woche vor dem Prüftermin schriftlich bei der ÖAK-Geschäftsstelle eingereicht werden.
2Unterbrechung der Prüfung
Jede ÖAK-Prüfung wird unter dem Grundsatz durchgeführt, dem Umstand der Wesentlichkeit Rechnung zu tragen, dass sich der Verlag aus freien Stücken bereit erklärt hat, sich der Auflagenprüfung zu unterziehen. Soweit über Art und Umfang der Prüfungstätigkeit Zweifel auftauchen, die durch Aussprache im Verlag nicht beseitigt werden können, ist die Prüfung zunächst zu unterbrechen und die ÖAK-Geschäftsführung zu informieren.
3Mangelhafte Führung von Unterlagen
Ist wegen mangelhafter Unterlagen keine Feststellung der gemeldeten Auflagen-zahlen möglich, wird die Prüfung ebenfalls unterbrochen und der ÖAK-Geschäftsstelle unverzüglich Bericht erstattet.
4Prüfbericht
Über das Ergebnis jeder Prüfung erstattet der Prüfer einen schriftlichen Bericht, in dem auch eventuelle Abweichungen zwischen Meldung und festgestellten Zahlen eingetragen werden. Die Abweichungen sind zu erläutern und bei Bedarf alle benutzten Prüfunterlagen im Einzelnen zu benennen. Dem Verlag ist die für ihn vorgesehene Durchschrift des Prüfberichtes auszuhändigen. Der Verlag sendet den vollständig ausgefüllten Prüfbericht (inkl. Vollständigkeitserklärung innerhalb einer Woche an den Prüfer. Dieser Prüfbericht muss von der für die Meldung verantwortlichen Person und dem Geschäftsführer betreffend Vollständigkeit und Richtigkeit der gemeldeten Zahlen unterfertigt werden. Entstehen bei einer Prüfung dennoch Zweifel, hat die Geschäftsführung des Verlages auf Verlangen des Prüfausschusses die Richtigkeit der Meldung eidesstattlich zu bestätigen.
5Erhebungsbogen für Auflagedaten
Jeder Verlag muss für jeden der ÖAK-Prüfung unterstellten Titel einen Erhebungsbogen oder andere gleichwertige Unterlagen führen. Alle Aufzeichnungen müssen die der ÖAK gemeldeten Zahlen ausreichend erklären können und mit den gemeldeten Zahlen übereinstimmen. Andernfalls sind Überleitungen zur Verfügung zu stellen.
6Prüfunterlagen
Alle für die ÖAK-Meldung wesentlichen innerbetrieblichen Anweisungen und Unterlagen über die Herstellung und den Vertrieb eines Werbeträgers sind schriftlich (auch elektronisch) zur Verfügung zu stellen und bis zum Abschluss der nächsten Prüfung aufzubewahren.
7Lohndruck
Bei Lohndruck sind verpflichtend als Unterlagen für die Angaben über die Höhe der Druckauflagen beispielsweise Maschinenprotokolle der Druckmaschinen, die Rechnung des Fremddruckers mit Angabe der Höhe der Druck- und Bindeauflage sowie die Menge des Papierverbrauchs, ferner Buchhaltungskonten des Verlages vorzulegen.
8Herstellung in der eigenen Druckerei
Bei Herstellung in der eigenen Druckerei sind verpflichtend Nachweise und Berechnungen für den Papierverbrauch sowie als Unterlagen beispielsweise schriftliche Druckanweisungen, Druckberichte, Auftragstaschen, Maschinenprotokolle der Druckmaschinen, innerbetriebliche Druckrechnungen, Papierrechnungen sowie Nachweise und Berechnungen für den Papierverbrauch vorzulegen.
Die Druckanweisungen sind vom verantwortlichen Sachbearbeiter des Vertriebs, die Druckberichte vom verantwortlichen Drucker zu unterzeichnen.
9Vollständige Lieferscheine der Druckerei
Die Verlage sind verpflichtet, die unterschriebenen/gegengezeichneten Lieferscheine/Auslieferungsprotokolle oder sonstige geeignete Nachweise der Belieferung von der Druckerei an sämtliche Empfänger vorzulegen.
10Abonnements, Einzelverkauf, SB-Verkauf, Großverkauf adressiert, Großverkauf unadressiert und Sonstige bezahlte Auflage
Abonnements, Einzelverkauf, Großverkäufe adressiert und Großverkäufe unadressiert sowie die Sonstige bezahlte Auflage sind im Vertrieb und in der Buchhaltung durch geeignete Unterlagen nachzuweisen. Aus diesen Unterlagen muss insbesondere hervorgehen, dass die Lieferung dieser Exemplare gegen Entgelt erfolgt ist.

Als geeignete Unterlagen gelten u.a. Abodateien, Ausgangsrechnungen an Einzelbezieher, Ausgangsrechnungen an Grossisten und Buchhändler für deren Abonnenten sowie weitere Ausgangsrechnungen jeder Art, Postrechnungen, Abrechnungen mit den Zustellern, Lieferscheine und sonstige Versandnachweise sowie die entsprechenden Buchungs- und Zahlungsnachweise, Offene Postenliste und Buchhaltungskonten.

a) Abo, EV, SB-Verkauf
Für die Zuordnung zu den Abonnierten Exemplaren ist die volle Bezahlung der ausgestellten Faktura maßgeblich. Auch bei Zugabenabonnements, bei denen ein Aufpreis für den Gegenstand/die Leistung verrechnet wird, muss der volle Erlös der ausgestellten Faktura nachgewiesen werden.
Die Aufbereitung des Datenbestandes für gemeldete Ausgaben in einer auswertbaren Form liegt in der Verantwortung der Verlage.
Den Prüfern sind eine Liste der Aboaktionen und Preise bzw. die entsprechenden Werbefolder oder Ausdrucke aus dem Internet inklusive dem Nachweis des ortsüblichen Verkaufspreises mit Angabe des Angebotszeitraumes und der ÖAK-Erlösgruppe vollständig vorzulegen. Die Abodaten müssen mindestens folgende Details enthalten: Abo bezahlt bzw. unbezahlt, Mengen- und Preisgerüst, Zahlungsart, Kategorie/Aboart, Laufzeit (Beginn bzw. Ende des Abos), Zugaben (inkl. Zeitpunkt der Zugabe), Zustellart, Postleitzahl und Bundeslandzuordnung.
Abonnierte Exemplare, die länger als 3 Monate nicht bezahlt sind, sind in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen oder im Rahmen der Abodatei entsprechend zu kennzeichnen.
Für den Nachweis des Einzelverkaufs ist vom Verlag oder Grossisten für das zu prüfende sowie das vorangehende Halbjahr eine bestätigte Zusammenstellung über alle Lieferungen, alle Remissionen und alle Verkäufe vorzulegen. Darin sind sämtliche Verrechnungen, die diese Halbjahre betreffen, aufzunehmen.
Die Grossisten als Partner der Verlage oder die Verlage selbst haben alle Daten zur Prüfung der einzelnen Verkaufsstellen mit den gelieferten und retournierten Mengen vorzulegen und eine Prüfung der einzelnen Abrechnungen zwischen Verschleißern und Grossisten zu ermöglichen.
Für den SB-Verkauf (Exemplare, die gegen Entgelt abgegeben, aber im Selbstbedienungsverfahren entnommen werden) ist der Nachweis der ausgelieferten und entnommenen Exemplare zu erbringen. Die entsprechenden Unterlagen sind von den verantwortlichen Personen (Fahrer, Austräger) zu unterfertigen.
Pauschalvereinbarungen, in denen neben Verkäufen von Zeitungen/Zeitschriften/Magazinen andere Leistungen in Rechnung gestellt werden, werden nicht als Verkäufe im Sinn der ÖAK gerechnet.
Fakturierungen innerhalb eines Unternehmens werden nicht als Verkäufe im Sinn der ÖAK anerkannt.
Bei Gegengeschäften ist zunächst zu prüfen, ob die Grundsätze, die in der Präambel der ÖAK-Richtlinien festgehalten sind, erfüllt sind. Verkäufe im Sinne der ÖAK können nur durch entsprechende Zahlungseingänge nachgewiesen werden. Das Vorlegen einer Rechnung bzw. des Buchungsnachweises im Falle eines Gegengeschäftes ist nicht ausreichend.
Verkäufe von Exemplaren an Drittunternehmen (Grossisten ausgenommen), die im Auftrag eines Verlages oder im Rahmen einer vom Verlag an das Drittunternehmen ausgelagerten Dienstleistung verbreitet werden, gelten nicht als Verkäufe im Sinn der ÖAK.

b) Großverkauf adressiert/unadressiert und Sonstige bezahlte Auflage Die adressierten Großverkäufe sind durch entsprechende Adressdateien (Aufbewahrung der historischen Daten bis zur übernächsten Meldung) und Versandnachweise an die Einzelbezieher zu belegen. Diese Unterlagen sind dem Prüfer in den Verlagsräumlichkeiten vorzulegen. Falls dies nicht möglich ist und die Einsichtnahme bei Dritten erfolgt, trägt der Verlag dafür Sorge, dass die Unterlagen und Nachweise entsprechend den ÖAK-Richtlinien vorbereitet werden und übernimmt dafür die Kosten.
11Erlösabstimmung
Der Nachweis der Verkaufserlöse muss so erfolgen, dass sich durch Umrechnung (Erlösabstimmung) der Verkauf Gesamt sowie die Entgeltliche Verbreitung des Berichtszeitraumes ermitteln lässt.
Die Erlösabstimmung sollte nach den aufgeführten Grundsätzen erfolgen; der Prüfer muss jedoch den verlagsindividuellen Gegebenheiten Rechnung tragen. Diese Abstimmung hat der Verlag anhand einer Aufstellung der Verkauften Exemplare pro Preisklasse vorzulegen und eine Überleitung zu den verbuchten Erlösen zu erstellen. Den Prüfern sind sämtliche Erlöskonten und bei Bedarf Umsatzsteuerkonten, Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahreserklärungen und Finanzamtsordner sowie die letzten geprüften Jahresabschlüsse zur Verfügung zu stellen.
Für eine periodengerechte Abgrenzung der Erlöse ist zu sorgen.
Für den Stummen Verkauf (siehe Punkte 20, 23 der RL) ist der Nachweis der ausgelieferten und gegen Entgelt entnommenen Exemplare zu erbringen. Die entsprechenden Unterlagen sind von den verantwortlichen Personen zu unterfertigen. Für eine periodengerechte Abgrenzung der Erlöse ist zu sorgen.
12Getrennte Auflagenprüfung
Mehrere Titel oder mehrere Teilbelegungseinheiten sind in den Abrechnungsunterlagen so auszuweisen, dass ihre getrennte Auflagenprüfung möglich ist.
13Regionalauflagen
Bei Meldung des Bundeslandbezogenen Ausweises sind alle oben angeführten Dateien so aufzubereiten, dass aufgrund der Angabe der Adresse die Prüfung des Bundeslandes möglich ist.
14Remissionen und Nachweis im KR-Verfahren
Die Remissionen sind so zu erfassen, dass ihre Höhe und die dafür verrechneten Gutschriftbeträge jederzeit nachgeprüft werden können. Für die Remissionserfassung ist ein gesondertes Remissionskonto pro Objekt bzw. Ausgabe zweckmäßig, aus dem sich die Stückzahlen nach Sparten oder Preisgruppen und Gutschriftbeträgen ergeben. Als Nachweisunterlagen bei Anwendung des Verfahrens der Körperlosen Remission (KR-Verfahren) gelten die Remissions-Aufstellungen der Grossisten, die EDV-Gutschriftjournale mit Summen der Stückzahlen sowie der Gutschriftbeträge.
15Mitglieder- und Kundenexemplare
Mitgliederexemplare sind durch folgende Unterlagen nachzuweisen: Mitgliederdateien, in die dem Prüfinstitut Einsicht gewährt wird, Vereinsregisterauszug und Vereinsstatuten.
Kundenexemplare sind durch Kundendateien eines Unternehmens, in die dem Prüfinstitut Einsicht gewährt wird, nachzuweisen.
Als weitere Unterlagen für die Auslieferung an Einzeladressen dienen Postgebührenabrechnungen, Abrechnungen mit den Zustellern und andere Versandnachweise.
16Gratisvertrieb
Freistücke können belegt werden durch Freistück-, Versand- bzw. Empfängerdateien mit Angabe Stückzahlen, Postgebühren- und Austrägerabrechnungen mit Angabe der Stückanzahlen nebst den entsprechenden Buchungsbelegen, Lieferscheine oder sonstige (interne) Versandanweisungen, Abrechnung beauftragter Dienstleister über die Verbreitung, die Bestätigungen der Werbe- und Anzeigenabteilung über empfangene und verteilte Werbestücke, eine Aufstellung über den Versand von Werbestücken mit Portonachweis, Anforderungs- und Empfangsbelege über Werbestücke der Werbe- und Anzeigenabteilung bzw. der Träger und Agenturen.
Der adressierte Gratisvertrieb ist durch entsprechende Adressdateien (Aufbewahrung der historischen Dateien bis zur übernächsten Meldung) und Versandnachweise an die Einzelbezieher zu belegen.
Die Gratisverteilung ist durch Aufstellungen, aus denen der Name des Verteilers, Verteilzeitraum und -ort mit Angabe der Stückanzahl hervorgehen, Honorarnoten, Übernahmebestätigungen und ähnliches nachzuweisen.
Durch Auslegen verbreitete Freistücke sind darüber hinaus durch Empfangsbescheinigungen der Auslegestellen mit Stempel und Unterschrift, Ausgabenummer und Exemplarmenge sowie Auslegezeitraum nachzuweisen. Die Empfangsbescheinigungen sind so zu führen, dass sich aus ihnen auch die Zahl der Auslegestellen ergibt.
Durch Hausverteilung verbreitete Zeitschriftenexemplare sind nachzuweisen durch Abrechnungsunterlagen über stückzahlabhängige Entlohnung der Träger/Verteiler, Trägerlisten mit Routen unter Angabe der Anzahl der zu beliefernden Haushalte und Anzahl der zur Verteilung übergebenen Exemplare, Bestätigungen der Träger über tatsächlich verteilte Exemplare, Verteilprotokolle. Zusätzlich ist die Anzahl der Haushalte im Verbreitungsgebiet durch amtliche oder gleichwertige statistische Unterlagen nachzuweisen.
17Nachweis SB
Auch für nicht entnommene Exemplare aus SB (entgeltlich oder unentgeltlich) ist sowohl der Nachweis der Bestückung als auch für die nicht entnommenen Exemplare zu erbringen.
18Sonstige Nachweise
Außer den bereits genannten Unterlagen sind alle sonstigen Verlagsnachweise, die eine Kontrolle der Auflagenmeldung ermöglichen, für die Prüfung zur Verfügung zu stellen.
19Unterlagen
Sämtliche Unterlagen für die Prüfung müssen vom Verlag in Österreich und in deutscher oder englischer Sprache zur Verfügung gestellt werden.
Die Unterlagen sind dem Prüfer in den Verlagsräumlichkeiten vorzulegen. Falls dies nicht möglich ist und die Einsichtnahme bei Dritten erfolgt, trägt der Verlag dafür Sorge, dass die Unterlagen und Nachweise entsprechend der ÖAK-Richtlinien vorbereitet werden und übernimmt dafür die Kosten.
20Vollständigkeit und Richtigkeit der Unterlagen
Damit jeder Prüfer seine Aufgaben erfüllen kann, müssen alle für die Erstellung der Auflagenmeldung verwendeten und zum Nachweis der Richtigkeit erforderlichen Unterlagen am Ort der Prüfung und zu dem festgesetzten Prüfungstermin vollständig vorliegen. Sie müssen so geführt sein, dass der Prüfer die erforderlichen Feststellungen treffen kann. Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Unterlagen ist vom Verlag oder Dritten zu bestätigen.
21Veröffentlichung der Prüfergebnisse/Korrekturlisten
Die ÖAK trägt dafür Sorge, dass die Ergebnisse der Prüfung, soweit Abweichungen zwischen Darstellung und/oder Meldung und geprüften Zahlen vorliegen, deutlich und gegebenenfalls mit einem Kommentar zu den Fehlmeldungen veröffentlicht werden. Gegebenenfalls ist anzugeben, ob aufgrund der abgegebenen unrichtigen gemeldeten Auflagenzahlen Sanktionen wegen Verfälschung von Daten verhängt wurden.
22Sanktionen
Bei unrichtiger Darstellung und/oder Meldung von Auflagenzahlen, die anlässlich der Prüfung festgestellt wird, sowie bei Verletzung der Vollständigkeitserklärung (siehe insbesondere Punkte 52 und 53 der Richtlinien, sowie Punkt 20 der Prüfordnung) kann der Vorstand der ÖAK Sanktionen verhängen. Diese sind im § 15 der Statuten geregelt.
23Nicht abgeschlossene Prüfung
Kann die Prüfung mangels vollständiger Vorlage der Unterlagen nicht abgeschlossen werden oder verweigert der Verlag die Anerkennung des Prüfergebnisses, so ist dies ebenfalls zu veröffentlichen.
24Gesamtverantwortung
Der Verlag hat dafür Sorge zu tragen, dass die für die ÖAK-Meldung und Prüfung verantwortliche(n) Person(en) - auch bei einem Wechsel - mit den Prüferfordernissen und den erforderlichen Unterlagen vertraut ist/sind.
Der Verlag hat dafür Sorge zu tragen, dass bei der Umstellung des Vertriebs- oder Abosystems von Titeln, die bereits an der ÖAK teilnehmen, die Aufbereitung der Daten und die Prüfbarkeit weiterhin gleich gegeben ist und das System intern entsprechend getestet wurde.